Privacy protocal

Inleiding

Het protocol ‘Privacyreglement’ bestaat uit twee gedeelten:
1. Gedragscode: omgang met privacy
2. Reglement persoonsgegevens

Het protocol privacyreglement is van toepassing op alle medewerkers van AMO die te maken hebben
met persoonlijke gegevens en persoonlijke levenssfeer van deelnemers, medewerkers en anderen die
betrokken zijn bij AMO. Het protocol geeft voor alle medewerkers een verplichte werkwijze over de
correcte omgang met privacy.

Het protocol “Privacyreglement” maakt een vertaling van privacy naar de dagelijkse praktijk en geeft
de organisatie richtlijnen voor handelen op het niveau van: deelnemers, medewerkers en organisatie.
Deze gedragscode heeft niet de intentie compleet en alles omvattend te zijn, maar wel richtinggevend.

De deelnemers, medewerkers en ouders/verzorgers moeten kunnen vertrouwen op de bescherming
van de persoonlijke levenssfeer en persoonlijke gegevens. Wordt deze bescherming niet in acht
genomen, dan ontstaat er een schending van de persoonlijke integriteit van ouders/verzorgers en
deelnemers.

De pluspunten van AMO

  • Laagdrempelig
    Intensieve samenwerking met school.
  • Eigen vervoer
    We nemen het vervoer volledig uit handen van ouders.
  • Vertrouwde begeleiders
    Zoveel mogelijk vaste begeleiders op vaste groepen.
  • Betrokken
    Veel ruimte voor persoonlijk contact met ouders.
  • Actief zorgaanbod
    Skaten, zwemmen, klimmen, etc

1 Doel
Het protocol heeft als doel recht te doen aan respect voor de persoonlijke levenssfeer van
deelnemers, medewerkers en anderen die betrokken zijn bij AMO. De registratie van persoonlijke
gegevens dient zorgvuldig plaats te vinden. Daarnaast heeft iedereen recht op een respectvolle
behandeling en bejegening. Aandacht voor andermans privacy en het recht op privacy maken daar
een belangrijk onderdeel vanuit.

2 Beschrijving gedragscode: omgang met privacy

2.1 Algemeen

Voor alle deelnemers geldt dat AMO in samenspraak met ouders/ verzorgers afspraken maakt over
persoonlijke gegevens en de privacy van deelnemers. Hiervoor wordt akkoord gegeven door
ouders/verzorgers.
Het uitgangspunt voor onderlinge bejegening en communicatie is: behandel elkaar met respect voor
de privacy van de ander.
Vertrouwelijke (persoons)informatie wordt niet met derden gecommuniceerd, tenzij deelnemer
(ouder/verzorger) hier schriftelijk toestemming voor heeft gegeven.

2.2 Persoonlijke eigendommen en giften

Het is medewerkers niet toegestaan goederen van deelnemer voor zichzelf te gebruiken of zich toe te
eigenen.
Evenmin mogen medewerkers giften of geschenken van deelnemer aannemen die het
maatschappelijk gebruikelijke te boven gaan, als voorbeeld: een (klein) verjaardagscadeautje mag,
een televisie niet.
Een legaat of erfenis ontvangen van een deelnemer door iemand die rechtstreeks bij de zorg van de
deelnemer is betrokken, mag op grond van de wet niet.

2.3 Omgang persoonlijke informatie

Respect voor deelnemers blijkt ook uit de manier waarop met informatie over de persoon en
persoonlijke levenssfeer wordt omgaan. Die informatie is vertrouwelijk.
Medewerkers hebben een geheimhoudplicht: zij communiceren niet met derden over persoonlijke
informatie van deelnemers. Tenzij in overleg met ouders/verzorgers daar schriftelijk toestemming voor
gegeven is.
Ouders/ verzorgers worden in de gelegenheid gesteld hun dossier of persoonlijke rapportage te lezen
als daar behoefte aan is.
Een persoonlijk zorgplan wordt bewaard in het dossier van de deelnemer. Dit betreft een digitaal
dossier.
In de algemene voorwaarden van AMO, die bij de zorgovereenkomst horen, wordt gemeld dat
persoonlijke gegevens van de deelnemers worden geregistreerd.

2.4 Foto- en beeldrechten

Ouders/ verzorgers geven middels een toestemmingsformulier aan of AMO het recht heeft om foto- en
beeldmateriaal van betreffende deelnemer te gebruiken voor communicatieve doeleinden.

3 Reglement persoonsgegevens
3.1 Algemeen
Op het verzamelen van persoonsgegevens is de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) van
toepassing.
In deze wet worden voorwaarden gesteld aan het verzamelen en bewerken van persoonsgegevens
met als doel de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van deelnemers te waarborgen.
Persoonsgegevens mogen alleen voor een duidelijk doel worden verzameld.
Het verzamelen van de meest privacygevoelige persoonsgegevens mag alleen plaatsvinden ten
behoeve van in de wet gedefinieerde doeleinden: het verstrekken van zorg behoort tot die
gedefinieerde doeleinden.
Er mogen niet meer gegevens dan noodzakelijk voor het doel worden verzameld.
De bewaartermijn mag niet langer zijn dan noodzakelijk voor het doel en geschied nauwkeurig.
AMO actieve opvang Pagina 5 van 6 AMO-PT 7.1
Een van die regels is ook dat een geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde verwerking van
persoonsgegevens bij het College Bescherming Persoonsgegevens (CBP) gemeld moet worden, door
degene die hiervoor verantwoordelijk is. Wij tonen hiermee aan, dat AMO zorgvuldig omgaat met de
verwerking van de persoonsgegevens van de cliënten en medewerkers.

3.2 Opgenomen gegevens
De persoonsregistratie kan ten hoogste de volgende gegevenscategorieën bevatten:
1. Algemene gegevens, personalia en identificatiegegevens
2. Registratie door medewerkers
3. Middelen- en maatregelenregistratie
4. Medische/paramedische gegevens
5. Pedagogische/psychologische gegevens
6. Financiële/administratieve gegevens

3.3 Bijzondere gegevens
Persoonsgegevens betreffende iemands gezondheid worden uitsluitend verzameld ten behoeve van
een goede behandeling of verzorging van de deelnemer.
Bijzondere persoonsgegevens worden uitsluitend verzameld in aanvulling op de verzameling van
persoonsgegevens betreffende iemands gezondheid met het oog op een goede begeleiding van
deelnemer.

3.4 Inzage externe vertrouwelijke gegevens
AMO ontvangt graag aanvullende (zorginhoudelijke)informatie van ouders/verzorgers of toestemming
tot inzage in een extern vertrouwelijk rapport.
Doel is om externe vertrouwelijke gegevens te gebruiken om deelnemer om begeleiding te bieden die
het best aansluit bij deelnemer.
Met externe vertrouwelijke informatie wordt o.a. bedoeld: psychologisch-, logopedisch rapport,
medische gegevens en een handelingsplan.
Bij het intakeproces wordt, aan ouders/verzorgers schriftelijke toestemming gevraagd om
vertrouwelijke informatie betreffende deelnemer en/of thuissituatie op te vragen en/of in te zien.
Externe vertrouwelijke informatie wordt aangereikt vanuit ouders/verzorgers (een behandelplan van
een andere zorgaanstelling) of opgevraagd bij betreffende school waar deelnemer onderwijs volgt.
Externe vertrouwelijke informatie wordt alleen opgevraagd en gebruikt door de aangestelde
zorgcoördinatoren van AMO.

3.5 Recht op inzage en een kopie van opgenomen persoonsgegevens
Ouders/ verzorgers hebben recht op inzage in de vrijgegeven gegevens van deelnemer en op een aan
hem te verstrekken overzicht van wat er met deze gegevens gebeurt.
Na een intake gesprek en/of inzage in externe vertrouwelijke gegevens wordt er altijd een versie van
het zorgplan naar ouders/verzorgers verstuurd ter ondertekening van akkoord.
Pas na akkoord van ouders/ verzorgers wordt het zorgplan ‘vrij gegeven’ voor gebruik en verstrekt aan
medewerkers.

4 Bewaren van gegevens
De gegevens van cliënten worden bewaard in een apart gedeelte van het digitale cliëntensysteem.
Wanneer de bewaartermijn van de zorggegevens is verstreken of de ouders/verzorgers doen een
schriftelijk verzoek voor verwijdering voor het verstrijken van de bewaartermijn, worden de
desbetreffende medische persoonsgegevens verwijderd binnen een termijn van drie maanden.
De gegevens worden niet verwijderd wanneer aannemelijk is dat bewaring van belang is of bewaring
op grond van wettelijke voorschriften is vereist of indien er tussen ouders/verzorgers en
verantwoordelijke overeenstemming bestaat.

Voor het protocol: ‘privacy reglement’ gelden de wettelijke regels die door Rijksoverheid (Wetgeving
WBP) zijn opgesteld zijn: d.d. 10-04-2011
(http://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/persoonsgegevens)